Estrutura financeira

A seção de estrutura financeira oferece instruções relacionadas ao preenchimento, upload e download da planilha com os dados da estrutura financeira da empresa. No entanto, é preciso organizar essas informações para que a plataforma comece a exibir esses dados e a partir de então auxilie no gerenciamento financeiro.

Cadastro de planilhas (primeiro acesso - integração dos dados)

São disponibilizadas as instruções para o preenchimento das planilhas: Cost Centers, Budgets e Workspaces. As instruções contam com imagens de exemplo. O modelo das planilhas é encontrado no final da seção de estrutura financeira, é necessário fazer o download clicando no botão "Modelo" e preencher de acordo com o recomendado.

É indispensável fazer a leitura do "aviso importante" e confirmar a leitura clicando no botão "entendi" para liberar o download da planilha.

Observação

Os limites de caracteres estabelecidos para centro de custo e código do centro de custo são provenientes de uma cartilha de boas práticas que possui o objetivo de manter um padrão.

Preencha as 3 planilhas do arquivo seguindo as recomendações da plataforma.

Cadastro de planilhas (segundo acesso em diante - atualização dos dados)

Uma vez que a planilha é inserida no sistema da plataforma guardamos em seguida os seus dados e atualizamos os novos cadastros de centro de custo que são feitos manualmente pela plataforma. Assim garantimos que todos os dados da sua estrutura estejam nesse documento. Caso seja necessário fazer uma atualização é possível baixar a planilha já preenchida e realizar as modificações seguindo os mesmos passos e critérios da planilha inicial, contando com o apoio instrutivo da plataforma.

Cadastro de Cost Center

A planilha de cadastro dos centros de custo possui as seguintes colunas:

E-mail do gerente: E-mails dos gerentes associados ao centro de custo. Obs: eles não precisam ter acesso à plataforma.
Nome do gerente: Nome e sobrenome dos gerentes.
Nome do centro de custo: Nome do centro de custo a qual o gerente está associado. Obs: até 40 caracteres, o excedente será automaticamente desconsiderado, podendo ser editado posteriomente na seção de centro de custo obedecendo as mesmas restrições.
Código do centro de custo: Código do centro de custo. Obs: até 20 caracteres, também poderá ser editado posteriormente como o campo anterior.

Importante

Caso não possua código o nome do centro de custo poderá ser repetido no campo de código assim como nos demais passos a seguir.

Cadastro de Budget

A planilha de cadastro dos orçamentos possui as seguintes colunas:

Código do centro de custo: Código do centro de custo cadastrado na planilha Cost Centers.
Período: Período mensal do orçamento, utilizando o formato mês/ano (ex: 02/2002).
Valor: Valor do orçamento mensal apenas com números. Obs: não é permitido números fracionados.

Cadastro de Workspace

A planilha de cadastro dos workspaces possui as seguintes colunas:

Provider: Provedor relacionado aos Workspaces
ID do workspace na cloud: Número identificador de cada workspace que pertence à organização do provedor.
Código do centro de custo: Código do centro de custo cadastrado na planilha Cost Centers.

Importante

O exemplo na planilha deve ser apagado.
Para garantir a leitura correta dos dados deve-se manter a formatação original dos campos da planilha.
Ao adicionar uma nova linha na planilha é obrigatório o preenchimento de todas as colunas ao lado.
Somente arquivos nos formatos .xls e .xlsx e com tamanho máximo de 5MB serão aceitos.

Upload da planilha

Ao carregar o arquivo com as planilhas corretamente preenchidas surgirá uma mensagem confirmando que a planilha foi cadastrada/atualizada e o botão concluir ficará disponível para que o usuário termine o processo de upload.

Erros

Em casos de preenchimento incorreto das planilhas será exibida uma mensagem indicando qual planilha apresenta campos incorretamente preenchidos e o botão "concluir" continuará indisponível.

Os erros mais comuns ao realizar o upload são:

Coluna não preenchida: é obrigatório que todas as colunas de uma linha estejam preenchidas.
Dados duplicados: Não pode haver dados repetidos. Exemplo: usar o mesmo nome e código em centros de custo diferentes.

Para garantir que os dados nos gráficos e listagem sejam apresentados sem erros ou falta de informações é fundamental seguir a ordem abaixo durante o processo de integração:

Criação e vínculo da org.
Integração do provedor no Orquestrador de custo.

Importante

Caso tenha um único provedor continue para a etapa de integração dos dados da estrutura financeira. Caso tenha mais de um provedor refaça os passos 1 e 2 acima para integrar os provedores que faltam no orquestrador de custo antes de seguir para a integração dos dados da estrutura financeira.